czy umiesz szacować czas na zadanie?

Czisiaj porozmawiamy sobie o pewnym zjawisku zwanym ‘złudzeniem planowania’

Złudzenie planowania jest to zjawisko dotyczące tego, ile czasu będzie potrzebne do wykonania przyszłego zadania, patrząc na to zadanie w optymistycznym świetle.

Zjawisko to występuje niezależnie od wiedzy danej osoby, np. na temat przeszłych PODOBNYCH zadaniach i ile czasu zajęło ich wykonanie.

przykłady z życia

• Lotnisko w Denver zostało otwarte dopiero 16 miesięcy po terminie, a koszt jego wykonania przekroczył planowany budżet o 2 miliardy $.

• The Eurofighter Typhoon - myśliwiec wielozadaniowy, który był projektem kilku europejskich krajów został dostarczony 54 miesięcy później i kosztował ponad 19 miliardów dolarów, zamiast planowanych 7 miliardów.

• Opera w Sydney została opóźniona aż o 10 lat! Miała zostać wybodowana w 1963 roku i kosztować 7 milionów $, a została ukończona w 1973 i… kosztowała 102 miliony $!

kogo to wina?

Czy jest to wina rządów, które źle zaplanowały dany projekt? Prawdopodobnie tak, jednak nie jest to takie rzadkie jakby się mogło wydawać.

W jednym z badań, zapytano studentów o estymacje swoich prac akademickich. Studenci mieli powiedzieć daty wraz z różnymi prawdopodobieństwami (50%, 75%, 99%) w jakich ukończone zostanie projekt.

Czyli np. prawdobobieństw, że ukończycie pisać pracę magisterską 10 lutego wynosi 50%, koniec lutego, 75%, ale już na prawie 100% ukończycie je pod koniec marca!

wiesz dokładnie co się stało…

• 13% studentów ukończyło swoją pracę na dzień, gdzie dali na to 50% szansy
• 19% studentów ukończyło ją na dzień, gdzie dali 75% szansy na jej skończenie
• tylko 45% studentów ukończylo swoją pracę na dzień, gdzie mówili, że na 99% będzie ona gotowa!

Takich badań jest pełno, stąd się właśnie wzięło zjawisko zwane ‘złudzenie planowania’, które mówi, że ludzie uważają, że umieją planować, ale prawda jest inna.

Naukowcy zaczęli się zastanawiać, co jest problemem w tym, że tak ciężko jest coś wyestymować, więc zrobiono jedno badanie, gdzie były 2 pytania:

• zrobienie predykcji o realistyczny ‘najlepszy strzał’ co do scenariusza ukończenia danego zadania
• spytanie ludzi o to kiedy ‘mają nadzieję’, że ukończą dane zdanie - czyli w stylu ‘w najlepszym przypadku skończę to 30 marca’.

Kiedy ludzie zostali spytanie o realistyczny scenariusz, ludzie zaczeli wyobrazać sobie, ze wszystko pojdzie jak po maśle, zadnych opoznien, zadnych przeszkod, co ciekawe, ta estymacja/predykcja bardzo mocno się nakładała z drugim pytaniem.

W rzeczywistości wyszło tak, że projekty zostały dostarczone z większym opóźnieniem niż zakładano ‘najgorszy scenariusz’.

naukowcom to nie dawało spokoju

Naukowcy zaczęli dalej badać temat i doszli do wnioski, że każdy człowiek patrzy na estymacje z własnego doświadczenia, patrząc na to co kiedyś było, a powinien spojrzeć na problem, z zewnątrz.

Ludzie szacują i tworzą predykcje poprzez myślenie o danym scenariuszu, o danych dodatkach do zadania, które mają ‘teraz’ w głowie i myślą sobie ‘jakby to zrobili teraz’ - czyli po prostu tak planuje każdy.

Jak planujemy, to myslimy: gdzie, kiedy, jak, próbujemy zgadnąć ile czasu, jakich narzędzi i ile pieniędzy (czy nakładu pracy) potrzebować będziemy aby dany projekt został wykonany, wyobrażamy sobie wszystko krok po kroku od początku do końca.

Jednak nigdy w planowaniu nie bierzemy pod uwagę pewnych nieprzewidywalnych wydarzeń - np. zepsuje się komputer, nie będzie prądu 2 dni, nagły wyjazd do rodziny.

Naukowcy nawet jak uprzedzając ludzi o tych wypadkach i proszono ich o ‘najgorszy scenariusz’ to nadal nie potrafili dobrze trafić z datą.

Myśląc o danym projekcie z zewnątrz musimy porzucić własne doświadczenia, co jest bardzo kontrintuicyjne jeżeli chodzi o ludzi. Tutaj powinniśmy zapomnieć o unikalnych dodatkach do projektu, o specjalnych rzyczenaich i próbie ich estymacji, powinniśmy spojrzeć na podobne projekty ogólnikowo i zastanowić się ile nam to zajęło.

Zawsze, jako ludzie chcemy podać dokładną estymację, kiedy coś zostanie ukończone, chcemy być dokładni, co jest zrozumiałe, chcemy mieć jak najwięcej danych o danych zadaniu, żeby jak najlepiej ocenić ile czasu potrzeba.

Jednak badania pokazują, że im o większej ilości szczegółów myślimy w estymacji projektu, tym gorzej te szacowanie czasu wychodzi. Takie estymacje są przeważnie zbyt optymistyczne, a przez to mniej dokładne.

planowanie w życiu codziennym

Nie o projekty tylko chodzi, w jednym badaniu naukowcy zapytali tysiące ludzi w USA o ich plany na święta, a dokładnie o to, kiedy skończą kupować prezenty - kiedy, jak i gdzie.

Średnio, ludzie powiedzieli, że skończą zakupy robić około tygodnia przed świętami - przy tym odpowiadająć dokładnie do jakich sklepów muszą iśc i kiedy pójdą i dokłądnie co mają kupić dla kogo - bardzo dokładne estymacje.

Druga grupa, została zapytania ogólnikowo ‘kiedy zrobicie wszystkie zakupy na święta’ - tutaj średnia wynosiła 4 dni przed świętami.

Wyniki? Obie grupy ukończyły swoje zakupy na 3 dni przed świętami

Inne badanie, tym razem z Japonii (a tam są dokładni, uwierzcie mi), gdzie zapytano studentów kiedy skończą pisać swoje eseje na zaliczenie. Średnio wyszło, że będzie to 10 dni przed terminem.

Wynik? Większość oddała pracę 1 dzień przed terminem. Co ciekawe, jak zapytano tych studentów już po tym terminie, ile czasu zajmowały im wcześniejsze podobne projekty, to większośc mówiła (1-2 przed terminem) - ale patrząc na inny projekt, w tym łątwy esej, stwierdzali, że ‘easy’ - 10 dni przed.

W jeszcze innym badaniu wyszło, że im mniej detali było wiadome o danym zadaniu, tym bardziej dokładne estymacje były, głównie dlatego, że ludzie nie zaglębiali się dokładnie w szczegóły i nie próbowali dokładnie policzyć wszystkiego z osobna.

Jak więc estymować poprawnie? Najlepiej spojrzeć na podobne projekty z przeszłości, ale ogólnikowo, bez zaglębiania się w szczegóły, jeżeli się nic takiego nie robiło, zapytać innych.

Przeważnie otrzymamy odpowiedź, która nas nie bardzo satysfakcjonuje, tym bardziej klienta, który musi za to zapłacić - ale niestety, takie są realia ;)

jak to wygląda u mnie?

Dla przykładu powiem, jak ja staram się estymować zadania u siebie w zespole przy projekcie.

Gdy kolega z zespołu mi mówi, że jakieś zadanie będzie zrobione w 5 dni - i taką wartośc trzeba podać klientowi, to ja jednak wiem, że żaden programista nie pracuje 8h dziennie nad zadaniem, bo zawsze te 2h dziennie ucieka na inne zadania, pomoc kolegom, konsutlacje, research i inne podobne rzeczy.

Więc zamiast 58, przeważnie liczymy 56. Jednak, jako, że ZAWSZE zdarzają się jakieś niespodziewane rzeczy (np. ktoś zapomniał, że trzeba zrobić integracje z innym serwisem), o których się nie mysli, dodaje do tego 50%.

Więc bezpiecznym jest powiedzenie, że zajmie mu to 45h, to ja to liczę jako 56150% = 45h jako estymację ukończenia zadania, żeby poszło wyżej do managerów - to daje tak naprawde 5.5 dnia. (czas ten przeważnie i tak w połowie przypadków wynosi więcej, ale w drugiej połowie mniej - dlatego nazywa się to estymacją).

odwieczny problem

Estymowanie to problem wszędzie, mimo, że sam już pracuje ponad 6 lat w IT, to nie ma nigdy takich samych zadań, są podobne, mimo, że mogę znać każdy szczegół, to zawsze będzie coś, co się znajdzie w połowie co wydłuży pracę.

I to się nie tyczy tylko IT, ale każdej branży czy każdej estymacji.

świat fit

Redukujesz? Mówisz wszystkim, że na 100% za 3 miesiące po redukcji? Na pewno? A co jak zachorujesz? a co jak złapiesz kontuzje? a co jak praca Cie pochlonie i nagle sen bedzie gorszy, beda napady glodu i inne rzeczy?

Warto zawsze brać poprawkę, bo niestety, ale ludzie Z REGUŁY nie potrafią dobrze się określić, co do tego, kiedy coś będzie gotowe.